چند کیس استادی در مورد نرم افزار ProcessMaker

 

 

  • کمپانی زاگیل Zagiel S.A. مدیریت فرآیند و بهره‎وری خود را به کمک نرم‎ افزار ProcessMaker بهبود میبخشد.

بررسی اجمالی

کمپانی زاگیل رهبر بازار مالی مصرف کننده در لهستان است. این شرکت در سال ۱۹۹۵، کمی ‎پس از باز شدن اقتصاد لهستان تاسیس شد و یکی از اولین بازیکنان در بازار مالی مصرف کننده لهستانی بود. امروزه این شرکت بیش از ۸۰۰ کارمند ثابت دارد و در سراسر کشور فعالیت می‎کند.

شرکت زاگیل با توجه به نیازهای بازار، به تعدادی از فرآیندهای فروش وام و اعتبارات مالی متکی است که براساس یک پلتفرم سیستم سفارشی و تعداد زیادی فرآیندهای اداری در زمینه مدیریت اسناد و عملیات مالی، انجام می‎شود.

نقاط دارای مشکل

  • هیچ وسیله‎ای برای توسعه و اجرای فرآیند کسب و کار به صورت یکپارچه وجود نداشت. گردش کارها هر یک شیوه ویژه خود را داشته و الگویی کلی برای آنها وجود نداشت. بنابراین تغییر و بهبود آنها و همچنین مدیریت فرآیندها دشوار بود.
  • زمان اجرای فرآیندها(یک هزینه) در چارچوب‏های سازمانی سنتی، بیش از حد طولانی بوده و بنابراین از دیدگاه شرکت ناکارآمد بود.
  • به عنوان مثال، قبل از اجرای نرم افزار ProcessMaker، مدیریت و کنترل درخواستها، یک فرآیند مبتنی بر کاغذ بود و در نتیجه تقریبا هیچ کس نمی‎توانست حجم دقیق درخواست‎ها را محاسبه کند و اندازه‎گیری زمان صرف شده برای تصمیم‎گیریها و تغییرات درخواستها نیز امکان پذیر نبود.

 

راه حلها

این شرکت از چندین جریان کار موجود در نرم افزار ProcessMaker برای اتوماسیون فرآیندهای دفتری و همچنین فرآیندهای مدیریتی خود استفاده کرده است:

  • اهمیت دادن به جریانهای مستند- برای بهبود مدیریت اسناد مالی مربوط به مشتریان شرکت، پیاده سازی و مستند شدن جریان کار (workflow) انجام شد. این جریان شامل مجموعه مستندات، تأییدیه‎ها و خدمات روزمره بود.
  • فرآیند خاتمه قرارداد – به منظور تضمین خاتمه سریع و سازمان یافته قراردادهای مشتریان و همچنین مدیریت حساب‎های POS مربوط به توافقنامه‎های فسخ شده، جریان کاری در این زمینه ایجاد شد. این جریانهای کاری شرکت را در چندین شاخه سازماندهی می‎کنند.
  • مدیریت کنترل درخواستها – یک جریان کار در کل شرکت، مدیریت کنترل درخواستها را پشتیبانی می‎کند. این جریان به تایید مجوز درخواست و اجرای تغییرات مرتبط با این تاییدیه‎ها در اپلیکیشنهای نرم افزاری، اختصاص داده شده است.
  • مدیریت کاربران سیستم فروش – در این مورد، جریان کار ایجاد شده، از مدیریت درخواستهای مربوط به پلتفرم فروش پشتیبانی نموده و از راهکار تک امضائی نرم افزار ProcessMaker بهره می‎گیرد. در واقع به عنوان یک رابط برای درخواستهای کاربران عمل می‎کند.
  • مدیریت درخواست برای تغییر – گردش کار در این زمینه، به مدیریت ایده‎های جدید تجاری مربوط به مدیریت تغییر در اپلیکیشنهای نرم افزاری شرکت کمک می‎کند. این روند، بخشی از مجموعه یکپارچه‎ مدیریت IT شرکت است.
  • مدیریتRFC – در این قسمت جریان کار از فرآیند درخواست برای تغییر ITIL پشتیبانی می‎کند و به منظور مدیریت هماهنگ همه تغییرات در زیرساختهای IT، توسط واحد IT مورد استفاده قرار می‎گیرد.

 

نتایج

 

افزایش‎ها:

  • به لطف این واقعیت که جریان کارهای نرم افزار ProcessMaker از فرآیندهای اصلی کسب و کار پشتیبانی می‎نماید، امکان مدیریت فرآیندها به شیوه‎ای قابل پیش بینی، قابل کنترل و انطباق آسان با نیازهای جدید، فراهم گردید.
  • قابلیت ردیابی فرآیند با توجه به این واقعیت که تمام پرونده ها در یک سیستم اطلاعاتی ذخیره می‎شوند، بهبود یافته است. همچنین پاسخگویی و کارآیی بخشهایی که جریان کار به آنها اختصاص داده شد، بهبود یافته است. تمام اطلاعات مربوط به فعالیتهای موجود رد جریان‎کارها(workflow) از طریق راهکار گزارش‎دهی خودکار به راحتی قابل دسترسی بوده و ردیابی تمام آنچه در جریان فرآیند است برای مدیران ساده است.
  • به وجود آمدن همکاری و امکان مدیریت حجم کار با توجه به داشتن دید روشنی از کارها برای هر شرکت کننده فرآیند، تخصیص خودکار وظایف و قابلیتهای همیاری نرم افزار ProcessMaker مانند مدیریت اولویت موضوعات، پیام‎های ایمیل و یادداشت موارد.

کاهشها:

  • کاهش اتلاف زمان در حین فرآیند با توجه به بهبود کنترل فرآیند و همچنین افزایش آگاهی و مسئولیت پذیری شرکت کنندگان مشمول جریان کار.
  • کاهش اشتباهات برنامه به لطف انعطاف پذیری ProcessMaker و رابط کاربری قدرتمند آن.
  • کاهش هزینه توسعه به لطف محیط توسعه آسان و یکپارچه نرم افزار ProcessMaker – تلاش‎های توسعه دهندگان برای ساخت یک برنامه تجاری به میزان قابل توجهی کاهش یافته است.

 

 

  • بانک یونایتد آفریقا (United Bank for Africa) به کمک نرم‎افزار ProcessMaker زمان چرخه درخواستها را بهبود می‎بخشد

 

بررسی اجمالی

بانک United Bank for Africa(UBA) یکی از موسسات مالی پیشرو در آفریقا است و به بیش از ۷.۲ میلیون نفر در ۷۰۰ دفتر تجاری واقع در ۱۹ کشور آفریقایی، خدمات بانکداری در سطح جهانی ارائه می‎دهد.

این موسسه اخیرا نرم‎ افزار ProcessMaker را خریداری کرده تا در برخی از موارد بتواند از راهکار جریان کار استفاده نماید. سیستم قبلی قابلیتهای محدودی داشته و نیازهای چنین کسب و کار متغیری را در ارائه ارزش و خدمات به مشتریانش برآورده نکرد. این بانک با استفاده از نرم‎ افزار ProcessMaker، یک رابط کاربر پسند و پویا، کشف کرد و یک موتور فرآیند قدرتمند که درک و پیاده سازی آن آسان بود.

 

نقاط دارای مشکل

  • زمانهای بحرانی مانند زمان چرخه(گردش) یک درخواست، ‎به وسیله نرم افزار قدیمی به دلیل محدودیتهای آن قابل اندازه گیری نبود.
  • اتوماسیون فرآیندهای دستی پیچیده با استفاده از نرم افزار قدیمی‎ دشوار و زمان بر بود.
  • دستیابی به اتوماسیون کامل سخت بوده و تغییر یا به‎روزرسانی شیوه‎های فعلی به معنی تنظیمات دشوار سیستم قدیمی ‎بود.
  • تمام موارد فوق باعث تحمیل هزینه‎های اضلفی به سیستم می‎شد.

 

راه حل

موسسه UBA با استفاده از نرم افزار ProcessMaker به عنوان راهکاری برای BPM، ماژول‏های مختلف را به صورت یک فرآیند واحد و اتوماتیک و یکپارچه درآورده و اکنون اجازه می‎دهد که درخواست هر مشتری از ابتدا تا پایان بطور اتوماتیک ایجاد و ردیابی شود.

 

نتایج

افزایشها:

  • افزایش کارایی و شفافیت در موارد مدیریتی به لطف اتوماسیون کامل نرم افزار ProcessMaker ، ساده شدن پیگیری عملیات مربوط به مشتری و در نتیجه کوتاه شدن چرخه کاری این عملیات.
  • خدمات مشتریان از زمان ثبت نام به صورت الکترونیکی قابل جستجو هستند و کاربر وقت کمتری را صرف جستجوی فایل های کاغذی درخواست مشتری می‎کند.
  • داشتن یک سیستم الکترونیکی یکپارچه با ایمیل، باعث افزایش همکاری دفاتر و دسترسی آسان و گسترش خدمات به هر یک از دفاتر تجاری شده است.

 

کاهشها:

  • کاهش زمان چرخه درخواست‎های مالی – که به عنوان یک دستاورد بزرگ شرکت از آن تقدیر شد.
  • کاهش فضای ذخیره فیزیکی با کاهش استفاده از کاغذ.
  • کاهش زمان انتظار و پردازش برای مشتری نهایی به دلیل بهبود بهره‏وری.
  • کاهش اشتباهات برنامه به لطف اعتبار سنجی فیلد ProcessMaker Dynaform و اطمینان از اینکه اطلاعات نرم افزار، کامل و صحیح است.
  • کاهش ضایعات کاغذی به علت الکترونیکی شدن فرم‎ها.

 

 

 

http://www.processmaker.com/ download-processmaker /

 

1 پاسخ
  1. filmu-online.ru
    filmu-online.ru گفته:

    Книга – без преувеличения величайшее изобретение человечества, неиссякаемый источник знаний и радости.
    В наше время в онлайн-магазине продается книга абсолютно любая.
    В https://filmu-online.ru представлены следующие разделы:
    пособия, бизнес-издания и справочники.
    Настоящая книга – это фантастическая ценность, неслыханное величиевне времени.
    Человек, который устремляется к знаниям , всегда читать книгу вдохновенно, вдумчиво, с расстановкой. С подобными людьми интересно , ведь у них хороший кругозор и разнообразные мысли о разных вещах.
    Известно: сегодня книгам все труднее и труднее соперничать с гаджетами у детей. Но если сравнить чтение книги с иными методами получения информации, это много интересней.

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *