چند کیس استادی در مورد نرم افزار ProcessMaker

 

 

  • کمپانی زاگیل Zagiel S.A. مدیریت فرآیند و بهره‎وری خود را به کمک نرم‎ افزار ProcessMaker بهبود میبخشد.

بررسی اجمالی

کمپانی زاگیل رهبر بازار مالی مصرف کننده در لهستان است. این شرکت در سال ۱۹۹۵، کمی ‎پس از باز شدن اقتصاد لهستان تاسیس شد و یکی از اولین بازیکنان در بازار مالی مصرف کننده لهستانی بود. امروزه این شرکت بیش از ۸۰۰ کارمند ثابت دارد و در سراسر کشور فعالیت می‎کند.

شرکت زاگیل با توجه به نیازهای بازار، به تعدادی از فرآیندهای فروش وام و اعتبارات مالی متکی است که براساس یک پلتفرم سیستم سفارشی و تعداد زیادی فرآیندهای اداری در زمینه مدیریت اسناد و عملیات مالی، انجام می‎شود.

نقاط دارای مشکل

  • هیچ وسیله‎ای برای توسعه و اجرای فرآیند کسب و کار به صورت یکپارچه وجود نداشت. گردش کارها هر یک شیوه ویژه خود را داشته و الگویی کلی برای آنها وجود نداشت. بنابراین تغییر و بهبود آنها و همچنین مدیریت فرآیندها دشوار بود.
  • زمان اجرای فرآیندها(یک هزینه) در چارچوب‏های سازمانی سنتی، بیش از حد طولانی بوده و بنابراین از دیدگاه شرکت ناکارآمد بود.
  • به عنوان مثال، قبل از اجرای نرم افزار ProcessMaker، مدیریت و کنترل درخواستها، یک فرآیند مبتنی بر کاغذ بود و در نتیجه تقریبا هیچ کس نمی‎توانست حجم دقیق درخواست‎ها را محاسبه کند و اندازه‎گیری زمان صرف شده برای تصمیم‎گیریها و تغییرات درخواستها نیز امکان پذیر نبود.

 

راه حلها

این شرکت از چندین جریان کار موجود در نرم افزار ProcessMaker برای اتوماسیون فرآیندهای دفتری و همچنین فرآیندهای مدیریتی خود استفاده کرده است:

  • اهمیت دادن به جریانهای مستند- برای بهبود مدیریت اسناد مالی مربوط به مشتریان شرکت، پیاده سازی و مستند شدن جریان کار (workflow) انجام شد. این جریان شامل مجموعه مستندات، تأییدیه‎ها و خدمات روزمره بود.
  • فرآیند خاتمه قرارداد – به منظور تضمین خاتمه سریع و سازمان یافته قراردادهای مشتریان و همچنین مدیریت حساب‎های POS مربوط به توافقنامه‎های فسخ شده، جریان کاری در این زمینه ایجاد شد. این جریانهای کاری شرکت را در چندین شاخه سازماندهی می‎کنند.
  • مدیریت کنترل درخواستها – یک جریان کار در کل شرکت، مدیریت کنترل درخواستها را پشتیبانی می‎کند. این جریان به تایید مجوز درخواست و اجرای تغییرات مرتبط با این تاییدیه‎ها در اپلیکیشنهای نرم افزاری، اختصاص داده شده است.
  • مدیریت کاربران سیستم فروش – در این مورد، جریان کار ایجاد شده، از مدیریت درخواستهای مربوط به پلتفرم فروش پشتیبانی نموده و از راهکار تک امضائی نرم افزار ProcessMaker بهره می‎گیرد. در واقع به عنوان یک رابط برای درخواستهای کاربران عمل می‎کند.
  • مدیریت درخواست برای تغییر – گردش کار در این زمینه، به مدیریت ایده‎های جدید تجاری مربوط به مدیریت تغییر در اپلیکیشنهای نرم افزاری شرکت کمک می‎کند. این روند، بخشی از مجموعه یکپارچه‎ مدیریت IT شرکت است.
  • مدیریتRFC – در این قسمت جریان کار از فرآیند درخواست برای تغییر ITIL پشتیبانی می‎کند و به منظور مدیریت هماهنگ همه تغییرات در زیرساختهای IT، توسط واحد IT مورد استفاده قرار می‎گیرد.

 

نتایج

 

افزایش‎ها:

  • به لطف این واقعیت که جریان کارهای نرم افزار ProcessMaker از فرآیندهای اصلی کسب و کار پشتیبانی می‎نماید، امکان مدیریت فرآیندها به شیوه‎ای قابل پیش بینی، قابل کنترل و انطباق آسان با نیازهای جدید، فراهم گردید.
  • قابلیت ردیابی فرآیند با توجه به این واقعیت که تمام پرونده ها در یک سیستم اطلاعاتی ذخیره می‎شوند، بهبود یافته است. همچنین پاسخگویی و کارآیی بخشهایی که جریان کار به آنها اختصاص داده شد، بهبود یافته است. تمام اطلاعات مربوط به فعالیتهای موجود رد جریان‎کارها(workflow) از طریق راهکار گزارش‎دهی خودکار به راحتی قابل دسترسی بوده و ردیابی تمام آنچه در جریان فرآیند است برای مدیران ساده است.
  • به وجود آمدن همکاری و امکان مدیریت حجم کار با توجه به داشتن دید روشنی از کارها برای هر شرکت کننده فرآیند، تخصیص خودکار وظایف و قابلیتهای همیاری نرم افزار ProcessMaker مانند مدیریت اولویت موضوعات، پیام‎های ایمیل و یادداشت موارد.

کاهشها:

  • کاهش اتلاف زمان در حین فرآیند با توجه به بهبود کنترل فرآیند و همچنین افزایش آگاهی و مسئولیت پذیری شرکت کنندگان مشمول جریان کار.
  • کاهش اشتباهات برنامه به لطف انعطاف پذیری ProcessMaker و رابط کاربری قدرتمند آن.
  • کاهش هزینه توسعه به لطف محیط توسعه آسان و یکپارچه نرم افزار ProcessMaker – تلاش‎های توسعه دهندگان برای ساخت یک برنامه تجاری به میزان قابل توجهی کاهش یافته است.

 

 

  • بانک یونایتد آفریقا (United Bank for Africa) به کمک نرم‎افزار ProcessMaker زمان چرخه درخواستها را بهبود می‎بخشد

 

بررسی اجمالی

بانک United Bank for Africa(UBA) یکی از موسسات مالی پیشرو در آفریقا است و به بیش از ۷.۲ میلیون نفر در ۷۰۰ دفتر تجاری واقع در ۱۹ کشور آفریقایی، خدمات بانکداری در سطح جهانی ارائه می‎دهد.

این موسسه اخیرا نرم‎ افزار ProcessMaker را خریداری کرده تا در برخی از موارد بتواند از راهکار جریان کار استفاده نماید. سیستم قبلی قابلیتهای محدودی داشته و نیازهای چنین کسب و کار متغیری را در ارائه ارزش و خدمات به مشتریانش برآورده نکرد. این بانک با استفاده از نرم‎ افزار ProcessMaker، یک رابط کاربر پسند و پویا، کشف کرد و یک موتور فرآیند قدرتمند که درک و پیاده سازی آن آسان بود.

 

نقاط دارای مشکل

  • زمانهای بحرانی مانند زمان چرخه(گردش) یک درخواست، ‎به وسیله نرم افزار قدیمی به دلیل محدودیتهای آن قابل اندازه گیری نبود.
  • اتوماسیون فرآیندهای دستی پیچیده با استفاده از نرم افزار قدیمی‎ دشوار و زمان بر بود.
  • دستیابی به اتوماسیون کامل سخت بوده و تغییر یا به‎روزرسانی شیوه‎های فعلی به معنی تنظیمات دشوار سیستم قدیمی ‎بود.
  • تمام موارد فوق باعث تحمیل هزینه‎های اضلفی به سیستم می‎شد.

 

راه حل

موسسه UBA با استفاده از نرم افزار ProcessMaker به عنوان راهکاری برای BPM، ماژول‏های مختلف را به صورت یک فرآیند واحد و اتوماتیک و یکپارچه درآورده و اکنون اجازه می‎دهد که درخواست هر مشتری از ابتدا تا پایان بطور اتوماتیک ایجاد و ردیابی شود.

 

نتایج

افزایشها:

  • افزایش کارایی و شفافیت در موارد مدیریتی به لطف اتوماسیون کامل نرم افزار ProcessMaker ، ساده شدن پیگیری عملیات مربوط به مشتری و در نتیجه کوتاه شدن چرخه کاری این عملیات.
  • خدمات مشتریان از زمان ثبت نام به صورت الکترونیکی قابل جستجو هستند و کاربر وقت کمتری را صرف جستجوی فایل های کاغذی درخواست مشتری می‎کند.
  • داشتن یک سیستم الکترونیکی یکپارچه با ایمیل، باعث افزایش همکاری دفاتر و دسترسی آسان و گسترش خدمات به هر یک از دفاتر تجاری شده است.

 

کاهشها:

  • کاهش زمان چرخه درخواست‎های مالی – که به عنوان یک دستاورد بزرگ شرکت از آن تقدیر شد.
  • کاهش فضای ذخیره فیزیکی با کاهش استفاده از کاغذ.
  • کاهش زمان انتظار و پردازش برای مشتری نهایی به دلیل بهبود بهره‏وری.
  • کاهش اشتباهات برنامه به لطف اعتبار سنجی فیلد ProcessMaker Dynaform و اطمینان از اینکه اطلاعات نرم افزار، کامل و صحیح است.
  • کاهش ضایعات کاغذی به علت الکترونیکی شدن فرم‎ها.

 

 

 

http://www.processmaker.com/ download-processmaker /