سامانه جذب و پدیرش شرکتها

توضیحات

خلاصه ای از مراحل این سامانه به شرح زیر است:

 توجه                                                                توجه

تمام فرمها و حتی مسیر فرایندی به سادگی قابل تغییر و شخصی سازی است.

۲.       تایید صورتجلسه

ثبت تقاضا

متقاضی وارد سامانه شده و فرم درخواست استقرار را تکمیل می کند. بعد از تکمیل فرم درخواست استقرار، درخواست به صورت اتوماتیک به مسئول پذیرش ارسال می شود.

مسئول  پذیرش پس از بررسی اولیه، تاییداولیه مبنی بر دریافت درخواست استقرار، به متقاضی ارسال می کند.

تعیین نوع طرح و داوران

مدیر روابط عمومی و مسئول  پذیرش  با بررسی درخواست نوع طرح را شناسایی می کنند. در این مرحله تصمیم گیری مبنی بر اینکه طرح درخواستی مربوط به کدام حوزه است را انجام می دهد و سپس لیست داوران متناسب با آن نوع جهت انتخاب نمایش داده می شود.

داوری طرح

مدارک و طرح متقاضی به مرکز رشد مربوطه برای داوری ارسال می شود. داوری طرح با مسئولیت رئیس مرکز رشد مربوطه  به همراه مدیر روابط عمومی و مسئول پذیرش انجام می شود.

توجه:

داوری طرح دو مرحله دارد:

1. مرحله اول شامل داوری غیر حضوری و در صورت تأیید در مرحله غیر حضوری برای داوری مرحله  دوم ارسال می شود.
2. مرحله دوم، داوری حضوری است که برای جمع بندی و در یک جلسه حضوری انجام می شود.

• پس از دریافت تأیید کمیته داوری فرم صورت جلسه کارشناس مسیول پذیرش در کارتابل تکمیل می گردد.

تایید طرح و ثبت صورتجلسه

۱.       تکمیل فرم صورتجلسه

مسئول پذیرش پس از دریافت تاییدیه طرح وارد کارتابل خود شده و در قسمت مربوط به شرکت مورد بررسی، فرم صورتجلسه را مطابق فرمت ارائه شده تکمیل می نماید. فرمت کامل صورت جلسه نیز در این سامانه قرار گرفته است.

 توجه                                                                توجه

تمام فرمها و حتی مسیر فرایندی به سادگی قابل تغییر و شخصی سازی است.

۲.       تایید صورتجلسه

 

پس از تکمیل آن توسط مسئول پذیرش فرم صورتجلسه آماده پرینت است.پرینت صورتجلسه و یا فرمت تدوین شده در سامانه ارسال میشود تا تاییدات لازم صورت گیرد.

۳.       بارگذاری صورتجلسه تایید شده

صورتجلسه تایید شده به صورت فیزیکی، توسط مسئول پذیرش، اسکن و در سامانه بارگذاری می شود. پس از ثبت صورتجلسه در سامانه، پیام تایید و پذیرش اولیه با تأکید به استقرار در صورت وجود فضا برای متقاضی ارسال می شود.

جانمایی استقرار

۱.       تکمیل فرم استقرار

در این مرحله فرم کاربرگ استقرار برای مسئول پذیرش قابل مشاهده است. او پس از بررسی فضاهای موجود در صورت وجود فضای خالی برای تخصیص به متقاضی فرم مذکور را در سامانه را تکمیل خواهد نمود.

توجه:

در صورتیکه فضای خالی موجود نباشد این مرحله تا خالی شدن فضا متوقف می ماند.

۲.       تایید کاربرگ

کاربرگ استقرار پس از تکمیل و ثبت توسط کارشناس مسئول پذیرش به صورت خودکار به مدیر روابط عمومی ارسال می شود.مدیر روابط عمومی کاربرگ را بررسی و آن را تایید می کنند.

۳.       اطلاع رسانی به متقاضی

پس از تأیید کاربرگ، ایمیلی / پیامی به متقاضی ارسال می شود که در آن مبلغ سفته مشخص شده و دو فایل شامل قرارداد خام وpdf  کاربرگ به پیوست قرار گرفته است. سایر مدارک مورد نیاز نیز از طریق همین ایمیل اعلام می شود.

تکمیل پرونده

۱.       اخذ الکترونیک مدارک

پس از ارسال ایمیل / پیام بصورت تلفنی با متقاضی تماس گرفته می شود تا از ارسال ایمیل / پیام مطلع شود .در صورت عدم پاسخگویی ظرف مدت ده روز یا انصراف متقاضی با اعلام بصورت تلفنی و یا حضوری تقاضا رد خواهد شد.

در صورت موافقت متقاضی برای عقد قرارداد از متقاضی خواسته می شود مدارک خود را بصورت الکترونیک در مدت زمان ده روز کاری ارسال کند  و اگر مدارک کامل نبود ایمیلی مبنی بر نقص مدارک به متقاضی ارسال می شود و متقاضی ملزم به ارایه مدارک صحیح می باشد. پس از بررسی و تأیید مدارک مورد نیاز به صورت الکترونیک توسط مسئول پذیرش، او زمان مراجعه حضوری را تعیین و به متقاضی اعلام می کند.

۲.       اخذ اصل مدارک

در مراجعه حضوری متقاضی، اصل و فیزیک مدارک مورد نیاز را ارایه می دهد و با مدارک الکترونیک او تطبیق داده می شود.

انعقاد قرارداد

۱.       اخذ امضا و تایید قرارداد

قرارداد به صورت حضوری توسط متقاضی امضا می شود و برای تأیید و امضا قرارداد برای معاونت  ارسال می شود.

۲.       بارگزاری و اسکن قرارداد

 

پس از تأیید قرار و اخذ امضاهای لازم، قرارداد توسط متقاضی اسکن در سامانه بارگذاری می شود. همراه با بارگزاری اسکن قرارداد، اطلاعات ضروری شامل  تاریخ قرارداد، موضوع و اجاره بها بصورت فیلد های مجزا توسط مسئول پذیرش تکمیل می گردد.

ثبت نتیجه ارزیابی

پس از گذشت شش ماه از زمان شروع قرارداد، ارزیابی های دوره ای شش ماهه برای متقاضی انجام میشود. سامانه یک هفته قبل از زمان ارزیابی، دوره ارزیابی را به کارشناس مسئول پذیرش یادآوری می نماید.

توجه:

ارزیابی ها فقط در پایان هر دوره شش ماهه امکان پذیر بوده است. در این ارزیابی های شش ماهه بر اساس شاخص هایی تخصصی به واحد مربوطه امتیازاتی داده می شود که بر اساس میزان امتیازات کسب شده درصد تخفیفی برای مبلغ اجاره قائل و تصمیم گیری برای تمدید دوره  و یا فسخ قرارداد انجام می شود.

پس ارزیابی نتیجه آن مطابق با فرمت ارائه شده در شکل  ۵ ثبت نتیجه ارزیابی توسط کارشناس مسئول پذیرش ثبت می شود. فرمت کامل ثبت نتایح ارزیابی در پیوست سه آمده است.

محاسبه اجاره بها

پس از ثبت نتایج در فرم های ارزیابی دوره ای در سامانه، اجاره بها بر اساس میزان تخفیفات تخصیص یافته و مبتنی بر اجاره بها تعیین شده در قرارداد محاسبه می شود. اجاره بها در پایان هر دوره ارزیابی محاسبه و باید توسط متقاضی پرداخت شود.

 

 توجه                                                                توجه

تمام فرمها و حتی مسیر فرایندی به سادگی قابل تغییر و شخصی سازی است.

 

مراجل این سامانه مطابق نمودار فرایند آن ادامه دارد.

در ادامه اجاره‌ بها دریافتی ثبت، مانده آن مشص می شود، پس از گذشت مدت زمان قرارداد اجاره پایمی ارسال و وضعیت آن جهت تمدید، اعلام عدم امکان تمدید و … مشخص و در سامانه ثبت می شود.